بيئة أبوظبي وسيلة إعلامية غير ربحية مسؤولية مجتمعية تملكها مجموعة نايا للتميز
شبكة بيئة ابوظبي: بقلم د. أنيس رزوق، مستشار تخطيط استراتيجية الجودة والتميز، مقيم معتمد في التميز المؤسسي (EFQM)، خبير استراتيجيات القوة الناعمة، خبير ادارة مركز اسعاد المتعاملين، (7 STAR)، خبير حوكمة معتمد، خبير صناعة سيناريوهات المستقبل، 10 ديسمبر 2023
مقومات عملية التغيير
تعد إدارة التغيير جانباً أساسياً من جوانب التطوير التنظيمي، وهي عملية التخطيط والتنظيم والتنفيذ والرقابة على التغييرات في المنظمات بهدف تحسين أداءها وتعزيز قدرتها على التكيف مع التحولات الداخلية والخارجية، وتهدف إلى نقل الأفراد والفرق والمنظمة من الوضع الحالي إلى الحالة المستقبلية المنشودة، تعتمد فعالية إدارة التغيير على تكامل العناصر المختلفة التي تدعمها لضمان نجاح عملية التغيير، وهناك العديد من المقومات التي يجب مراعاتها، وفيما يلي بعض المقومات الرئيسية:
1. رؤية وريادة: تلعب الرؤية دوراً حاسماً في تحقيق ونجاح عملية التغيير فيجب أن تكون ملهمة وموجهة نحو المستقبل تحفز الموظفين للمشاركة والتعاون، وتشجع الابتكار والابداع بتوفير بيئة داعمة للافكار الجديدة والمقترحات التطويرية المرتبطة بالتغيير، وأن تكون واضحة تحدد الهدف المرجو منها والمنافع المتوقعة.
2. القيادة القوية: وجود قيادة قوية من أهم المقومات بإدارة التغيير كي تنحرف المنظمة عن مسارها الحقيقي، وقادرة على توصيل رؤية وأهداف عملية التغيير والتحديثات المنتظمة، وأن تتمتع بالتواضع والصدق بالتعامل مع الاخرين، والقدرة على رسم رؤية واضحة للتغيير وتحفيز وإلهام الموظفين للمشاركة والعمل الجماعي، والتواصل الفعال والاستماع لهم وتحفيزهم ونقل الرؤية والاهداف بوضوح لتعزيز الثقة والشفافية، والتعامل مع مقاومي التغيير بتخطيط وتنسيق فعال.
3. الثقافة التنظيمية المرنة: يجب أن تكون المنظمة قادرة على التكيف والتعامل مع التغيير بسرعة وأن تشجع الثقافة التنظيمية على الابتكار والتعلم المستمر وملائمة الثقافة التنظيمية للمنظمة لعملية التغيير وتبنيها، ومبنية على ثقافة التسامح للتجارب والاخطاء في تجربة الافكار وحلول جديدة دون خوف من الفشل، والتشجيع على التعلم من الاخطاء واستثمارها للتحسين، والاتصال الفعال والشفاف في تبادل المعلومات وفهم التوجهات المستقبلية، وثقافة العمل الجماعي.
4. التواصل الفعّال: يجب أن يتم توفير قنوات فعالة للتواصل مع الموظفين لشرح أهداف التغيير وأسبابه والفوائد المتوقعة، وتوضيح وتوصيل الرسالة ببساطة لجميع الموظفين، وفتح قنوات تواصلة أفقية ورأسية، والاستماع المنفتح والايجابي والفعال للتعبير عن أفكارهم وآرائهم ومشاركة تجاربهم وتوقعاتهم لتوطيد عملية التغيير، والاستماع للموظفين ومعالجة مخاوفهم وتلبية احتياجاتهم.
5. التخطيط والتنفيذ: يجب وضع خطة تفصيلية محددة النطاق والعمليات والأقسام المشمولة بالتغيير تحدد الخطوات والانشطة الواجب اتخاذها لتنفيذ التغيير تشمل المهام والمسؤوليات والموارد المطلوبة والجداول الزمنية لتحقيق الأهداف بفاعلية، وتشكيل فرق عمل متخصصة متنوعة ومؤهلة بالمهارات اللازمة ومحددة المسؤوليات وتوفير الدعم المناسب لها، والعمل على تحليل المخاطر المتوقعة من عمليات التغيير وادارتها باستراتيجيات التعامل مع المخاطر، وتنفيذ خطوات الخطة بشكل مدروس والتحقق من النتائج المرجوة بالفهم العميق للوضع الحالي.
6. التقييم والتحسين المستمر: من الضروري اجراء عمليات التقييم المستمرة للبيئة الداخلية والخارجية ومشكلاتها ووضع المعايير والمؤشرات المناسبة لقياسها من خلال جمع البيانات بشكل منتظم من مصادر متعددة ومتنوعة تتصف بالشمولية لعمليات التغيير، والعمل على تحليلها لتحديد نقاط القوة وفرص التحسين ووضع التحسينات المناسبة ومعرفة قدراتها بالنسبة للتغيير القادم.
7. التشجيع على المشاركة: ينبغي توفير فرص للمشاركة والتعاون في عملية صنع القرار للموظفين وخلق بيئة آمنة ومرنة يشعرون فيها بالثقة في التعبير عن أفكارهم ومخاوفهم من خلال منصات للحوار والتفاعل البناء، وتوفير فرص المشاركة في عمليات التغير، مما يعزز الشعور بالملكية والالتزام ويقلل من المقاومة للتغيير، ويشعرهم بأنهم جزء لا يتجزأ من عملية التغيير وأن آلاائهم ومساهماتهم محل اهتمام واعتبار.
8. التدريب والتطوير: ينبغي على القادة تصميم برامج تدريبية متخصصة ومتكاملة تلبي احتياجات الموظفين بما يتناسب مع التحولات والمتغيرات المتعلقة بعملية التغيير، وتوفير التدريب العملي بالمشاركة في ورش العمل والنشاطات العملية لتعزيز مهاراتهم العملية مع التركيز على التعلم الجديد ومهارات التفكير الابتكاري، وتوفير الدعم اللازم في مواجهة التحديات بالعمل التعاوني الجماعي، وتشجيع ثقافة نقل المعرفة بين الفرق لتعزيز العمل المشترك.
9. ادارة المخاطر: يجب أن يتم تحديد وتصنيف المخاطر المتوقعة التي ستواجهها المنظمة الداخلية والخارجية وتصنيفها وفقاً لمستوى التأثير والاحتمالية وتقييمها واحتمالية حدوثها وكيفية التعامل معها، والاجراءات الوقائية الاستباقية لتقليل المخاطر وتجنب حدوثها، وتحديد اجراءات الاستجابة والتدابير في حالة الحدوث، مما يساعد على تحديد الاولويات ووضع الاستراتيجيات المناسبة وخطط العمل، وتوعية الموظفين بأهمية ادارة المخاطر وتزويدهم بالتدريب اللازم لزيادة الوعي والاستجابة السريعة للمخاطر المحتملة.
10. الاستعداد للتكيف والمرونة: يجب أن تكون المنظمة مستعدة للتعلم المستمر والتكيف مع التغيير وتوفر قدرة المرونة والتكيف للتعامل مع المشكلات الناشئة وتحديدات التغيير بشكل فعال وفوري، وتحقيق المرونة في هيكلها وعملياتها وأنظمتها واستخلاص الدروس من التجارب السابقة، وتحديث المعرفة والمهارات وتقييمها بشكل دوري لمواكبة المتطلبات الجديدة وتحقيق النجاح في عمليات التغيير، وتشجيع ثقافة التجريب والابتكار واقتراح حلول جديدة تصب في مصلحة التغيير.
تتطلب إدارة عملية التغيير مزيجًا من القيادة والتخطيط والتواصل ومشاركة الموظفين وثقافة تنظيمية داعمة، ومن المرجح أن تحقق المؤسسات التي لديها هذه العناصر نجاحًا في مبادرات التغيير، وأن تكون هذه العناصر أساس أي خطة لإدارة التغيير، والمؤسسات التي تدرك أهميتها ستكون مجهزة بشكل أفضل للتعامل مع التحديات التي يمكن أن يجلبها التغيير.
المراجع:
1. بوزراع، سالم، “ادارة التغيير الاستراتيجي: نظرية وتطبيق” دار القلم للنشر والتوزيع، 2015.
2. العشماوي، عبد الرحمن، “ادارة التغيير والابتكار: النماذج والتطبيقات” دار الفكر العربي للنشر والتوزيع، 2014
3. الخطيب، فراس، “ادارة التغيير في المؤسسات العربية: النظرية والتطبيق” مركز البيكان للترجمة والنشر، 2016.
4. قاسم، فريد، “قيادة التغيير التنظيمي: النظرية والتطبيق” دار الساقي للنشر والتوزيع، 2018.
